わたしたちは日々、何かしらの文章を書いています。たとえば、

 

・LINE

・メール

・SNSへの投稿文

・仕事でやりとりするSlack（などのチャットツール）

・ブログ

・日記

 

などなど。わたしも、これらすべてを合わせると毎日約２万字分くらいの文章を書いていると思います。その長さや目的・内容は違っても、それらの文章を整理して、できるだけスッキリ納めることを意識し、具体的には以下のようなことを心がけています。

 

 

（１）受け取る側には時間がない

 

文字数制限がないものでも、自分の中で制限を決めてから書くことが多いです。まずいったん用件を一気に書き出してから、読みにくくする言葉を削ったり、改行位置を整えたりしてから送っています。また、受け取った人が読みやすいように漢字をひらいたり、改行位置にもかなりこだわります。仕事のメールであれば、わたしの会社ではスマホで読む人も多いので、その幅も意識します。常に、受取る側には時間がない、という前提で書いています。

 

 

（２）文章の構成を考える

 

結論を最初に持ってくるのか、アイスブレイクが先か、経緯を最初からていねいに説明してから結論を伝えるか…。どういう順番で読んでもらえば、より相手に伝わるか、誤解されずに伝わるかを考えます。
そのためには毎回、文章をじっくり練ってから送りたくなりますが、もちろんスピードも必要です。たとえばメールやSlackで文章を書く時は、「10分以内」などと決めて短時間で終わらせるようにしています。

 

わたしの仕事の１つが、会社のSNS(Twitter、Facebook）の運用なのですが、この仕事のおかげで、短時間で書く訓練ができていると思っています。毎日作成している投稿文は、両方合わせて20分以内に完成させると決めています。

 

どんなテキストでも、文字数と時間を決めて書くのはおすすめ。モノの片づけと同じで、時間をかけて行うより、短時間で言葉の取捨選択をする方が、結果的にはよい文章になることが多いように思います。

 

 

（３）その文章にどれくらい感情をこめるか決める

 

たとえばLINEであれば、文章だけでなく顔文字、スタンプも構成のうち。また、仕事であれば、そこにどうしても相手にお願いしたいという依頼や、もしかしたらクレーム、案件のお礼など、いろいろな感情が入っていきます。その「感情」をどのくらいの熱量で伝えるかを最初に決めることも、文章を整理する上で意識していることです。

 

日々何気なく書いている文章から、伝わりにくくなる要素を削ったり、構成を入れ替えたりすることは、「大切なモノを選んで残し、収納する」というモノの整理と似ていると思います。

 

＜text：なまけるための片付け／花太郎（整理収納アドバイザー）　https://note.com/namake_kataduke＞