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メールやチャットの返信を書いていて、「承知しました」でいいのかな？それとも「かしこまりました」の方がいい？と手が止まったことってあるはず。どちらも相手の依頼や指示を受けた時に使う丁寧な表現ですが、実は使う相手や場面によって、より適した言い方があります。ポイントは、「誰に、どんな場面で伝えるか」。今回は、仕事で迷いやすい「承知しました」と「かしこまりました」の基本的な使い分けを解説します。

「承知しました」は日常の仕事で使いやすい敬語

例えば、上司から「会議資料を今日中にお願いします」と頼まれた時。このような場面では、「承知しました」と返すのが一般的です。「承知しました」には、「内容を理解し、お引き受けします」という意味があり、社内でのやり取りや取引先との日常的なメール、打ち合わせなど、普段の仕事で広く使われています。迷った時は、まず「承知しました」を基本に考えると判断しやすいでしょう。

より丁寧さを伝えたい場面では「かしこまりました」

一方、お客様から依頼や要望を受けた場合は、「かしこまりました」と返すのが一般的。「かしこまりました」は、「謹んで承ります」という意味合いを含み、「承知しました」よりも丁寧さや敬意を強く表す表現です。ホテルや百貨店、飲食店などの接客業だけでなく、電話応対や顧客対応など、より丁寧な応対が求められる場面でよく使われています。

迷ったら「相手」と「場面」で考える

迷った時は「どちらが正しい？」と考えるより、「誰に、どんな場面で伝えるのか」を基準にすると判断しやすくなります。

・社内の上司や同僚、取引先との日常的なやり取りなら「承知しました」

・お客様対応や、より丁寧な応対が求められる場面なら「かしこまりました」

どちらも正しい敬語です。相手や場面に合わせて使い分けることで、相手にも、より丁寧で信頼感のある印象を伝えられます。

まとめ

普段の仕事なら「承知しました」、より丁寧な応対が求められる場面なら「かしこまりました」。この基準を意識するだけでも、敬語選びに迷う場面はぐっと減るはずです。＜取材・文：beauty news tokyo編集部＞　※画像は生成AIで作成しています　※本記事はビジネスマナー・日本語表現・ビジネスコミュニケーションに関する一般的な知見をもとに、編集部で構成しています